סוכנויות דיגיטל הן מסוג העסקים, אשר מספקים שרות למגוון רחב של עסקים אחרים. הם צריכים להיות באינטראקציה קבועה, רבה ויעילה, איתם ועם גורמים נוספים. ובכלל, ניהול המשרד בעסקים מסוג זה, הוא גם אתגר מורכב וגם פעילות בעלת חשיבות רבה ביותר. האם ניתן להשיג שירותים כאלה במיקור חוץ? מדוע זה עשוי להיות כדאי? והאם שירות כזה מתאים לסוכנויות דיגיטל?
במבט על
שירותי משרד במיקור חוץ, הם שירותי ניהול פעילות המשרד שלכם מרחוק. הדבר מתאפשר כמובן, תודות לטכנולוגיה המודרנית, אשר כוללת טלפוניה משוכללת, אימיילים ועוד. שירותים כאלה יספקו מגוון תועלות, שעליהן תקראו מייד. באמצעות שירותי משרד, תוכלו לקבל מענה לשורה ארוכה של פעילויות נפוצות. למשל תיאום פגישות, טלמרקטינג, אדמיניסטרציה, הנהלת חשבונות, מענה טלפוני, הפצת הודעות, עבודה מול ספקים או גביה מלקוחות.
מה זה נותן לכם?
עבור העסק שבוחר לעבוד בצורה כזו או לכל הפחות חלקית בצורה זו, יתקבלו התועלות הבאות:
חסכון כספי
במקום העסקה של מזכירה או צוות מזכירות כשכירות בעסק, כאן מדובר על תשלום לפי שעה, בהתאם להיקף השעות במדויק. כמו כן, חסכון נוסף, יתקבל עקב ביטול הצורך בהחזקת מקום במשרד עבור המזכירות וכן כל הציוד שדרוש להן, כולל מחשב.
חסכון בזמן
משאבים שונים שיתפנו בצורה כזו, יכללו בין השאר את המשאב החשוב של זמן.
סדר
הסתייעות בשירותי משרד במיקור חוץ, תעשה סדר בפעילותכם. אם אתם למשל יזמים או עסק חדש, סביר שאינכם מנוסים בהתארגנות משרדית כזו. אלא שזהו אילוץ שחייבים לתת לו מענה ומייד. כמו כן, בסביבה המשרדית יש תמיד עומד רב של משימות, אשר חלקן קבועות וחלקן בלתי צפויות. לא קל לטפל בכל זאת, באופן שיטתי וגם יעיל.
פינוי משאבים
המשאבים השונים שתפנו בצורה כזו לעצמכם, יוכלו להיות מופנים עתה אל פעילויות הליבה של העסק.
התייעלות
הסדר והפישוט שמתקבלים, יקדמו יעילות בפעילותכם העסקית. יעילות בפרטים קטנים של הפעילות השוטפת, היא פעמים רבות דבר שעושה הבדל גדול בעסקים, בטווח הארוך.
למי זה כדאי?
לאור כל היתרונות שציינו, ברור מדוע שירותים מסוג זה מומלצים לעסקים. כך גם לגבי סוכנויות דיגיטל באופן ספציפי, שהן פעמים רבות עסקים קטנים אשר מעוניינים לחסוך בהוצאות ולפשט תהליכי עבודה. לעתים, מדובר בעסק שפועל מהבית או בעסק קטן מאוד, כך ששירותי משרד במיקור חוץ עשויים לתת מענה משמעותי ביותר. בהקשר הכדאיות, היבט משמעותי מאוד הוא הגמישות ששירותים אלה מספקים. אם אתם מפעילים משרד רגיל גדול בתוך העסק, הוא תמיד תופס מקום ולעתים משלמים על כך שכירות, הוצאות חשמל וכדומה. העסקת מזכירות היא דבר שיכול להיות במשרה חלקית, אך גם זה לרוב אמור להיות יציב וקבוע. בשונה מכך, שירותי משרד במיקור חוץ ניתנים לצריכה באופן גמיש ביותר. זאת, גם בהיקף שעות קטן מאוד וגם אם השירות נדרש בצורה לא קבועה. ייתכן למשל, שאתם זקוקים לשלוש מזכירות ולפעילות רבה, אך לתקופה קצרה בלבד. אולי סביב מבצע שיווקי גדול. דוגמה נוספת, היא עסק חדש אשר אולי אפילו בצמיחה מסוימת, אך צריך להיזהר מאוד בהוצאות שלו. במקום לשכור מקום לכמה חודשים, בעלי העסק אולי מעדיפים לעבוד מהבית ולהיות עם כמה שיותר גמישות וכמה שפחות הוצאות.
לסיכום
לבעלי סוכנויות דיגיטל, כדאי להתעמק באפשרות של מיקור חוץ לשירותי המשרד. כמו כן, כדאי לקחת בחשבון שניתן לנסות שירותים מסוג זה, בקלות יחסית. כך שאם מתלבטים, זו עשויה להיות אפשרות נוחה.
