בחירת נושא ותכנון אסטרטגי
כשאתם מארגנים כנס בתחום קידום אתרים ובניית אתרים, הצעד הראשון הוא למצוא נושא מרכזי שבאמת ידבר אל הקהל שלכם, ולכן כדאי להסתכל על מה שקורה עכשיו בשטח ועל האתגרים האמיתיים שאנשי המקצוע נתקלים בהם ביומיום. למשל, אפשר להתמקד באיך בינה מלאכותית משנה את עולם קידום האתרים, בשיטות קידום עדכניות או בטכנולוגיות חדשות לפיתוח אתרים. זהו גם הזמן לקבוע מטרות ברורות לכנס, למשל:
- כמה אנשים אתם רוצים שיגיעו?
- אילו הכנסות אתם מצפים להשיג?
- איך תדעו שהכנס היה מוצלח מבחינת איכות?
- אילו תוצאות עסקיות אתם מקווים להשיג בסופו של דבר?
בחירת מרצים ותוכן איכותי
התוכן האיכותי הוא הבסיס להצלחת הכנס, כך שכדאי לכם לאתר מרצים מובילים בתחומם שיכולים להעביר ידע פרקטי ושימושי לקהל. הינה כמה מועמדים מובילים:
- אנשי SEO מוכרים בשוק וכאלה שעובדים בחו"ל ויכולים להגיע כדי לשתף מהניסיון שלהם.
- אנשי שיווק דיגיטלי בתפקידי ניהול מחברות מובילות.
- יזמים שהצליחו בעולם הדיגיטל.
- מפתחי אתרים עם ניסיון רב ופרויקטים מוכחים.
מיקום ולוגיסטיקה
כשמתכננים אירוע, המיקום הנכון יכול לעשות את כל ההבדל. הינה כמה דברים שכדאי לשים לב אליהם:
- צריך לוודא שהמקום נגיש בתחבורה ציבורית, כך שאורחים יגיעו בקלות גם בלי רכב פרטי.
- כדאי גם לבדוק שיש מספיק מקומות חניה בסביבה לאלה שכן מגיעים ברכב.
- האולם עצמו צריך להתאים למספר האורחים, לא קטן מדי ולא גדול מדי, אלא בדיוק בגודל הנכון.
- המערכות הטכניות חשובות מאוד, וצריך ציוד סאונד ווידאו איכותי שיעביר את המסר בצורה ברורה.
- צריך גם אזורים שבהם אנשים יכולים לדבר ולהכיר אחד את השני לפני ואחרי האירוע המרכזי.
איך ליצור חוויה ייחודית?
תוכנית מקצועית מגוונת
- הרצאות מעניינות בנושאים מקצועיים שונים.
- פאנלים סוחפים עם מומחים מובילים בתחום.
- סדנאות מעשיות שיעניקו כלים וידע שימושי.
- מפגשי שולחנות עגולים להחלפת דעות ורעיונות עם משתתפים אחרים.
נטוורקינג אפקטיבי
- כדאי להקצות זמן מיוחד במהלך האירוע ליצירת קשרים חדשים, דבר שיאפשר למשתתפים להתרכז בהיכרויות ולנצל את ההזדמנות בצורה מיטבית.
- ניתן להשתמש באפליקציות ייעודיות לאירועים שעוזרות לתאם פגישות עם משתתפים אחרים, כי האפליקציות מקלות על מציאת אנשים רלוונטיים וקביעת זמנים נוחים למפגש.
- באירועים גדולים, ארגנו אזורים שמיועדים במיוחד לשיחות ויצירת קשרים שמספקים סביבה נוחה ושקטה יחסית לשיחות משמעותיות.
מיתוג ומתנות למשתתפים
שיווק ופרסום הכנס
כדי שהכנס יצליח, צריך לפרסם אותו בצורה נכונה. כך תעשו זאת:
- פתחו בקמפיין דיגיטלי ממוקד שיגיע לקהל היעד שלכם.
- צרו קשר עם מובילי דעה בתחום שיכולים לעזור להפיץ את המידע.
- שלבו תוכן שיווקי באתרים מקצועיים שהקהל שלכם גולש בהם.
- הפעילו מערכת אימייל מרקטינג יעילה עם מסרים מותאמים אישית.
- נצלו את הכוח של הרשתות החברתיות להגיע לקהלים רחבים יותר.
מדידה ומעקב
קבעו סימנים להצלחת הכנס המקצועי שאתם מארגנים לפני שאתם מתחילים. הינה כמה נקודות:
- רמת שביעות הרצון של האנשים שמגיעים לאירוע.
- התשואה שמקבלים על הכסף שהשקעתם.
- איכות אנשי הקשר החדשים שפגשתם באירוע.
- אחוז המשתתפים שרוצים להגיע גם לאירוע הבא.
תקשורת עם המשתתפים
תקשורת טובה עם המשתתפים לאורך כל הדרך, לפני הכנס, במהלכו ואחריו, תשפיע לטובה, וכך תעשו זאת:
- שלחו להם עדכונים שוטפים בתקופה שלפני האירוע.
- צרו אפליקציה אינטראקטיבית של הכנס שתסייע להם להתמצא בזמן אמת.
- בצעו סקר משוב מקיף שיאפשר לכם ללמוד מהניסיון שלכם.
- המשיכו לשמור על קשר גם אחרי שהכנס מסתיים.
טיפים מעשיים לניהול האירוע
- הרכיבו צוות איכותי ומנוסה לאירוע שלכם של אנשים שיודעים את העבודה ושיעזרו לכם להתמודד עם כל אתגר שעלול לצוץ במהלך האירוע.
- הכינו מראש פתרונות למצבים בלתי צפויים, כי לפעמים דברים לא הולכים לפי התוכנית, אבל עם הכנה נכונה תוכלו להגיב במהירות ולמזער נזקים.
- דאגו לצילום ותיעוד מקצועי של האירוע, כי התמונות והסרטונים יישארו אתכם הרבה אחרי שהאירוע יסתיים ויאפשרו לכם לשתף ולהיזכר ברגעים המיוחדים.
- שימו לב ללוח הזמנים והיצמדו אליו, כי אירוע שזורם לפי התכנון משאיר רושם טוב על האורחים ומאפשר לכולם ליהנות בלי עיכובים מיותרים.
תקציב וספונסרים
ניהול התקציב של האירוע שלכם בצורה נכונה הוא בעצם די פשוט כשמחלקים אותו לכמה צעדים ברורים, והם:
- קודם כל, כדאי למפות את כל המקומות שמהם אתם יכולים להביא כסף לאירוע.
- אחר כך, תוכלו לפנות לחברות ועסקים שמתאימים לאירוע שלכם ולהציע להם לתמוך באירוע ולקבל פרסום בתמורה.
- הצעד הבא הוא לקבוע מחיר הגיוני לכרטיסים, לא גבוה מדי שירחיק אנשים, אבל גם לא נמוך מדי שיגרום לכם להפסיד.
- לבסוף, תצטרכו לעקוב בקפידה אחרי כל ההוצאות, לדעת בדיוק לאן הכסף הולך ולוודא שאתם לא חורגים מהתקציב שתכננתם.
